給与明細のWeb化（電子化）について

給与明細は紙だけでなく、Web（電子的に）でも発行可能です。自社専用の給与明細の発行ページを設けて、従業員はログイン後にマイページから自分の給与明細を確認できます。
何らかの手続き証明のため給与明細を必要とする場合、従業員自身でWeb給与明細を印刷することもできて便利です。

給与明細のWeb化（電子化）のメリット・デメリット

給与明細のWeb化（電子化）のメリット

給与明細をWeb化（電子化）することで、会社は以下の負担やコストを減らせます。

・印刷・封入の配送工程
・配送費
・配布工程

Web化（電子化）により、書面化の工程を始めとした配送の事務負担、また本社から各拠点への配送費を削減できます。さらに各拠点において従業員に明細書を渡す手間も省けます。

紙の給与明細では従業員が誤って紛失したり、置き忘れたりする恐れがあります。Web給与明細なら内容がすべてデータ化され、いつでもスマホ、PC、タブレットなど様々な端末で閲覧可能なうえ、紛失リスクもありません。従業員の紛失ミスから生じた再発行事務も不要になります。

Web給与明細はネット環境さえあれば、どこにいてもスマホ、PC、タブレットなど様々な端末で簡単に確認できます。そのため、在宅勤務など出社せずに働くテレワークにも対応します。
また給与明細書の受け渡し作業のために、わざわざ出社せずに済む点が最大のメリットといえるでしょう。

給与明細のWeb化（電子化）のデメリット

便利なWeb給与明細にも若干のデメリットが存在します。

給与明細のWeb化（電子化）にあたって、従業員の同意手続きを行います。同意書は書面のほか、利用の際にシステムで収集してくれるサービスもあります。
Web給与明細システムの導入後に入社する従業員に対しては、雇用契約時に同意を得るようにすれば手間がかかりません。

Web給与明細システムなら何であれ、自社の勤怠管理や給与計算システムと相性が合うとは限りません。Web給与明細システムの検討時には、既存システムとうまく連携できるのかよく確かめましょう。
なかには、わずらわしいシステム連携方式を取らず、CSV形式で給与計算データを取り込むだけの手軽なWeb給与明細システムもあります。

給与明細をWeb化（電子化）すると、従業員は自身の給与明細を確認するにはスマホや、PC、タブレットなど様々な端末を操作しなくてはなりません。デジタル端末にうとい従業員にとっては、閲覧までのハードルが高く感じるでしょう。
また、まれにスマホ、PC、タブレットなど様々な端末を所持していない従業員も見受けられます。その場合、従業員が明細ページにアクセスできる環境を用意する配慮が必要になることがあります。

給与明細のWeb化（電子化）で注意したいポイント

給与明細のWeb移行に向けた手順

給与明細のWeb移行に必要な手順は以下のとおりです。
1.Web化（電子化）したい範囲の決定
2.従業員の同意取りつけ
3.導入サービスの決定

給与明細のWebシステムのなかには、給与明細書以外にも各種の書類を電子化できるものがあります。たとえば、以下の書類を個々に電子配布もできます。

・給与明細書
・源泉徴収票
・雇用契約書
・シフト表

従業員の手続き関係の書類をWeb化できれば配布作業は不要になり、配送ミスもなくなります。
自社に必要な帳票の範囲を見極め、それに対応できるシステムを選びましょう。

給与明細の電子化にあたっては、法律上、従業員からの同意取得が必須です。
各従業員に書面から電子配布に移行するメリットを説明して、スマホ操作が苦手な人へのフォローを周知し、理解を得ていきましょう。

・同意を得られない場合の対応を決めておく
万一、給与明細の電子化に同意を得られないケースが出た場合の対処をあらかじめ設定しておきます。

具体的には、該当する従業員の状況に合わせて閲覧手段を会社で準備します。たとえば事務担当の部署まで訪問可能なら閲覧用PCを割り当てたり、困難であれば書面発行で対応します。

最後に候補となる給与明細のWebシステムを選定します。選定の基準は主に以下があげられます。

・発行コスト
・発行処理がスムーズか
・セキュリティ（個人情報の保護）
・拡張性

社内システムと連携できれば、給与事務もあわせて合理化できます。また給与明細は重要な個人情報を含むため、外部漏洩や他人の給与情報を誤って開示しないセキュリティも大事です。
さらに、社内の人事給与制度の改定や法令改正に対応するため、記載項目を随時変更・追加できるものがベターです。

ペイスリッププロについて

Web給与明細のクラウドサービス「ペイスリッププロ」は給与明細のWeb化（電子化）を容易に実現できます。従業員の同意をシステム収集できるほか、メールアドレス不要で運用も可能です。

また、様々さまざまな給与計算ソフトに対応し、制度改正による項目の変更、お知らせ機能による任意の書類配信など拡張性もあります。

さらに安心のサポートサービスや30日間の無料お試し導入制度もあります。給与明細のWeb化を検討でしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。 Web給与明細のクラウドサービス「ペイスリッププロ」