給与／給料明細をweb・電子化するメリット

給与明細をweb・電子化することで生まれるメリットは多くあります。会社にはコスト削減やリスク軽減をもたらし、従業員にとっては明細書の管理が楽になるという利点があります。

デジタル化により、交付する会社側と受け取る従業員の双方にメリットをもたらします。

会社側のメリット

用紙コストの削減

給与明細のweb・電子化により、今までかかっていた用紙コストを削減できます。シーリング加工の専用紙であればなおのこと、コスト削減効果は大きくなります。

配送コストの削減

複数の拠点を構える会社の場合、各拠点に給与明細書を毎月送付する必要が生じます。人事部門は通常本社に置かれるため、紙の給与明細書では配送事務や送付にかかるコストが発生します。

給与明細をweb・電子化すれば、こういった配送コストを削減できます。

再発行が不要

給与明細書を書面交付している会社では、従業員の申し出や業務処理の関係上、明細書を再発行する必要が出てくる場合があります。

給与明細を完全にweb・電子化すれば、明細書を必要に応じてシステム上で閲覧できるようになります。したがって再発行の手続きは不要になり、それにかかる人件費も発生しません。

過去の明細書確認が容易に

給与明細をweb・電子化してデータ管理することにより、業務目的での個々の社員の明細書確認が簡単になります。

紙の給与明細書では、印刷して従業員の手に渡る前や従業員自身が誤って紛失してしまうリスクがあります。明細書がweb・電子化されれば、紛失リスクが起こることもありません。

従業員側のメリット

給与明細をいつでも確認できる

たいていの給与明細のweb・電子化システムは、スマホで給与明細の確認が可能なため、従業員はいつでも自由に自分の明細書を閲覧できます。直近の明細書だけでなく、過去の明細書も確認できるので便利です。

紛失リスクの軽減

給与明細書が電子交付されるため、物理的な紛失リスクとは無縁です。ペーパーレス化を実現することで、紙の明細書のように、ついうっかりどこかに置き忘れて失くすというミスも起こりません。

給与／給料明細のweb・電子化によるデメリット

会社側のデメリット

従業員の同意が必要

給与明細書を書面から電子交付に変更するにあたって、法律上（所得税法231条2）、従業員の同意が必要になります。
書面による同意書提出のほか、同意をシステムで収集できる機能を持つサービスもあります。

ただし、同意をシステムで収集する場合、収集できない従業員へは、これまで通り書面での配布が必要となり、管理が煩雑になる可能性もあります。

PC・スマホ・ガラケーのない従業員への対応

給与明細のweb・電子化によって、明細書の閲覧や確認がPCやスマホ・ガラケーでできるようになります。ただし、PCやスマホ・ガラケーを持っていない、もしくは部署内に利用可能な端末がないなど、利用に必要な環境を持たない従業員に対しては書面交付などの配慮が必要になる場合があります。

ITリテラシーが低い社員への対応

スマホを持っていても、Webサービスや端末操作に慣れていないため、給与明細書の確認ができない人が出てくる可能性があります。マニュアル配布だけで済まさず、各部署でフォローできる体制を整えることが必要です。

情報漏洩のリスク

給与明細をweb・電子化することで、不正アクセスやマルウェアの被害にあい、社員の給与明細の情報が漏洩するリスクもあります。

従業員のセキュリティ意識

会社側でセキュリティ対策を施しても、従業員による個人情報管理の徹底や端末のセキュリティ対策が実行されていなければ情報漏洩の危険はつきまといます。

社内教育等で従業員のセキュリティ意識を高めることも必要です。

受け取り側のデメリット

給与明細のweb・電子化により、明細書の確認にスマホやPCが必要になります。ガラケーのみを使用している従業員は、端末によっては利用制限があるため、別途端末を用意しないと給与明細書の電子閲覧ができない場合があります。

電子化された給与明細書が閲覧できない、もしくは書面による明細書が必要な従業員は、会社に対して給与明細書の書面交付を申請することになります。明細書のデジタル配信が一般的になるにつれ、担当部門への連絡や明細書の引き取りがわずらわしいと感じるようになるでしょう。

まとめ

給与明細のweb・電子化はコスト削減や利便性向上など、会社と従業員双方にメリットをもたらします。ただし、導入に際しては会社として運用ルールをまとめ、問題点についてはあらかじめ対処方法についても用意しておくことが重要です。

企業をはじめ、公的機関や一般社会にまでデジタル化が浸透しつつある現代において、給与明細のweb・電子化は合理的な選択といえます。

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